On ne va pas se le cacher : une Communauté Professionnelle Territoriale de Santé (CPTS) nécessite du temps.
Du temps pour mettre en place le projet de santé, gérer ses aspects administratifs, communiquer avec la population et les patients, développer et maintenir le lien avec les partenaires et institutionnels, etc.
Et encore plus quand la CPTS s’ouvre à d’autres professionnels de santé et quand elle mène de plus en plus d’actions.
Il semble donc indispensable de confier toutes ces missions à une personne ressource : le coordinateur.
Son objectif ? Vous permettre de vous concentrer sur votre activité quotidienne de soignant.
Quelles missions lui confier ?
Quel est son profil ? Où le trouver ?
Quelle est sa place dans la CPTS ?
Tour d’horizon du métier de coordinateur, pour choisir le bon et travailler efficacement avec lui.
Quelles sont les missions d’un coordinateur ?
La coordination des actions de la CPTS
Le coordinateur est un véritable chef de projets. Il pilote l’ensemble des actions du projet de santé : organisation, mise en œuvre opérationnelle et évaluation.
Pour cela, il est amené à :
- Planifier et organiser les réunions telles que les réunions de projets ou les réunions de concertation pluriprofessionnelle
- Faire le lien entre les membres de la CPTS : il impulse une dynamique d’équipe et fédère les professionnels et les idées
- Mettre en place le projet de santé de la CPTS et des actions de prévention : il organise le planning et les groupes de travail, définit les objectifs et les moyens, développe des partenariats, mobilise les professionnels et évalue l’impact des actions
- Aider à choisir et à déployer le système d’information, grâce à une méthodologie efficace, la recherche de prestataires, l’organisation de rencontres, de démos et de formations
- Élaborer des protocoles pluriprofessionnels, organiser des ateliers d’Éducation Thérapeutiques du Patient (ETP)
- Réaliser une veille juridique et documentaire
- Impliquer les usagers dans les actions
À noter : il est idéal de faire appel à un coordinateur dès la création de la CPTS. Il pourra alors organiser et écrire le projet de santé ainsi que le dossier de demande d’ACI, et faire le lien avec l’ARS et la CPAM. Vous construirez votre CPTS bien plus rapidement avec quelqu’un qui comprend les rouages de l’administration et qui maîtrise les étapes d’une gestion de projet.
Le développement de partenariats
Pour mener à bien les projets et actions de la CPTS, il est souvent essentiel de s’appuyer sur des ressources extérieures : acteurs sanitaires, médico-sociaux ou sociaux, collectivités territoriales, institutions, associations, entreprises, etc.
Le coordinateur part donc à la recherche des bons partenaires. Il met en place des synergies, définit les conditions de partenariats et établit une contractualisation quand c’est nécessaire.
Le coordinateur cherche également des soutiens financiers. Ce type de partenariat nécessite des temps de rencontres et de suivi avec le financeur, la réalisation d’un dossier de demande de subvention ou la réponse à un appel à projet.
De plus, le coordinateur fait le lien avec le prestataire du système d’information choisi et également d’autres prestataires selon les outils mis en place.
Aussi, il est un véritable moteur pour le développement du lien ville-hôpital. Il est un acteur indispensable pour la mise en place et l’accompagnement des sorties d’hospitalisation, et la réorientation des urgences.
Enfin, dans le cadre des ACI, la CPTS est impliquée dans un partenariat avec l’ARS et la CPAM. Bien souvent, c’est généralement au coordinateur que revient le rôle de gérer les relations avec ces partenaires institutionnels.
Le coordinateur est un véritable représentant de la CPTS sur le territoire, auprès des institutions et des partenaires.
La communication
Qui dit mise en place d’actions de santé ou de prévention, dit communication auprès des publics cibles :
- Les professionnels de santé membres de la CPTS, lorsqu’une action doit être mise en place ou lorsqu’il y a un événement majeur
- Les patients, pour leur expliquer le parcours de soins, leur faire part d’une action de prévention ou diffuser une enquête de satisfaction
- Le grand public, pour informer de la mise en place d’une action de prévention ou diffuser des messages de santé
- Les partenaires, pour les mobiliser, les impliquer et suivre les actions
Outils numériques, site internet, affichage, réseaux sociaux… Les supports de communication sont multiples et sont choisis en fonction des actions et des publics cibles.
La gestion administrative
Le coordinateur peut également prendre en charge la gestion administrative et financière de la CPTS. Il peut :
- Élaborer et suivre le budget prévisionnel lié aux projets et actions, ainsi qu’aux ACI et aux recrutements
- Rechercher des financements, en construisant des dossiers de demandes de subvention ou en répondant à des appels à projets de collectivités territoriales, d’institutions ou de fondations par exemple
- Réaliser les rapports d’activités, transmis aux financeurs de ces projets ou relatifs aux ACI
- Organiser des Assemblées Générales, Conseils d’Administration et réunions de Bureau de la CPTS
- Élaborer les comptes rendus, la charte, des notes et transmettre les bons messages aux membres de la CPTS
- Participer au recrutement et à l’intégration de nouveaux arrivants
Néanmoins, un coordinateur n’est pas :
- Chef ou manager
- Secrétaire administratif ou médical
- Expert-comptable ou juriste
- Directeur de l’information médicale (DIM) ou dépanneur informatique
- Coursier ou chargé de maintenance des locaux
Il ne mène pas seul les projets de la CPTS : il collabore avec les professionnels.
Il n’exerce pas son métier entre deux portes : il a besoin d’un environnement de travail adapté, tout en étant à proximité des professionnels de santé.
Le coordinateur est un membre de l’équipe à part entière. Intégrez-le en tant que tel.
Les missions d’un coordinateur varient d’une CPTS à l’autre. Pourquoi ? Car les projets et les types de professions et de membres diffèrent d’une structure à l’autre. C’est donc à vous de définir les rôles du coordinateur, en fonction de vos besoins. Vous pourrez ensuite définir le temps et le budget que nécessitent ses missions.
Créez la fiche de poste selon les besoins de votre CPTS. Cette fiche de poste est une base : en fonction de la personne que vous recruterez, laissez-la préciser ses missions en fonction de son analyse plus fine des besoins.
Un coordinateur superviseur du territoire
Le saviez-vous ? Sur la plateforme Entr’Actes, nous avons la possibilité de créer des comptes “superviseurs” pour des membres de la CPTS désignés.
Le superviseur peut ainsi visualiser l’activité sur le territoire et extraire des statistiques (bien utiles pour l’ACI).
Il s’appuie sur ces données pour mettre en place des améliorations et de nouveaux projets sur des prises en charge prioritaires.
Des exemples de fiches de poste
N’hésitez pas à vous rapprocher d’autres CPTS pour vous aider à constituer la bonne fiche de poste.
Voici quelques exemples : CPTS du Confluent, CPTS Asclepios, CPTS 21/52
Où trouver le coordinateur idéal ?
Les profils sont divers. Mais généralement, on retrouve des profils types Master 2, issus de formation en ingénierie ou management de la santé, gestion de projets, santé publique, voire sociologie.
Parfois, le coordinateur est un professionnel de santé, membre de l’équipe ou non. Il peut avoir effectué une reconversion ou il peut continuer à exercer son métier de soignant en parallèle.
Toutefois, il est essentiel qu’un professionnel de santé soit formé aux savoirs faires d’un coordinateur.
Le coordinateur doit, a minima, faire preuve des qualités et compétences suivantes :
- Gestion de projet
- Gestion administrative et financière
- Être organisé
- Savoir fédérer, animer et développer des partenariats
- Connaître le système de santé et l’organisation territoriale de la santé
Comme évoqué précédemment, vous choisissez le bon candidat en fonction de vos besoins et des missions que vous souhaitez lui confier.
Cependant, puisqu’il n’existe pas vraiment de formation spécifique à la coordination en CPTS, les candidats ne sauront pas forcément tout faire. Mais ne laissez pas de côté quelqu’un qui n’aurait pas telle ou telle connaissance ou compétence. Évaluez plutôt sa motivation et sa personnalité. Un candidat vraiment motivé est un candidat qui apprendra vite et qui se donnera les moyens pour accomplir ses missions. De plus, sa capacité à rassembler, fédérer, et son organisation doivent être les bases d’un tel profil.
Une formation de coordinateur à l’EHESP
Depuis quelques années, l’École des Hautes Études en Santé Publique (EHESP) propose une formation de coordinateur de regroupements pluriprofessionnels de soins primaires.
La formation dure un an, en présentiel et à distance.
Quelle contractualisation et quel financement ?
Le coordinateur peut faire partie de l’équipe, professionnel de santé ou non : il est salarié de la structure, via l’association constitutive de la CPTS par exemple.
Mais il peut aussi être externe à l’équipe : vous le rémunérez sous la forme de prestations de services. Dans ce cas, il fait soit partie d’une entreprise qui le met à disposition, ou soit il est indépendant. Parfois, il est embauché et mis à disposition par une collectivité territoriale (commune ou communauté de communes), lorsque celle-ci est fortement impliquée dans le projet de CPTS.
N’hésitez pas à vous renseigner auprès d’autres CPTS qui ont un coordinateur, pour évaluer les solutions qui s’ouvrent à vous.
Mais gardez à l’esprit que les situations sont variables d’une équipe à l’autre : vous n’avez pas la même équipe, pas la même structuration et pas forcément les mêmes besoins.
Vous pouvez financer un poste de coordination grâce aux ACI, que le coordinateur soit interne ou externe à l’équipe. D’ailleurs, la CPAM peut vous accorder une avance la première année de la CPTS pour financer le démarrage de votre projet de santé.
De plus, l’ARS peut vous aider à financer cette fonction, notamment grâce au fonds FIR.
N’hésitez pas non plus à vous rapprocher de la collectivité territoriale, d’autant plus si elle est impliquée dans le projet.
Enfin, répondre à des appels à projets peut permettre de financer certaines des missions du coordinateur.
Faire appel à un coordinateur vous permet de vous concentrer sur votre cœur de métier, sur votre activité de soignant.
Il est une ressource précieuse, sur laquelle vous appuyer pour animer et pérenniser le projet de la CPTS. Il crée une identité collective et une dynamique durable entre les professionnels de santé et avec les acteurs sanitaires, médico-sociaux et sociaux d’un même territoire.
Enfin, il a une vision globale de la CPTS et du terrain, qui lui permet de prendre du recul et de définir les objectifs et actions prioritaires.